A correta gestão e guarda dos documentos do cliente é uma responsabilidade essencial para o advogado, pois envolve aspectos éticos, legais e práticos do exercício da advocacia. Uma organização eficiente garante maior segurança jurídica, além de facilitar o trabalho cotidiano no escritório.
1. Segregação e Classificação dos Documentos
O primeiro passo é classificar os documentos em categorias como:
- Pessoais: RG, CPF, certidões, etc.
- Processuais: procurações, petições, contratos, e-mails e outros relacionados ao caso.
- Financeiros: comprovantes de pagamento, recibos de honorários e notas fiscais.
Essa separação facilita a consulta e minimiza erros ou extravios.
2. Uso de Ferramentas Digitais
A tecnologia é uma grande aliada na organização documental. Algumas boas práticas incluem:
- Digitalização: Utilize scanners ou aplicativos de celular para digitalizar documentos importantes.
- Armazenamento na Nuvem: Plataformas como Google Drive, Dropbox ou softwares jurídicos garantem acessibilidade e segurança.
- Indexação: Nomeie os arquivos de forma clara, indicando o nome do cliente e o tipo de documento (ex.: “João_Silva_Procuração.pdf”).
Lembre-se de respeitar a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) ao armazenar informações sensíveis.
3. Organização Física
Para os documentos físicos, adote:
- Pastas Identificadas: Use etiquetas com nome do cliente e número do processo.
- Arquivo Cronológico: Separe por datas ou por etapas processuais.
- Local Seguro: Mantenha os arquivos em um espaço protegido contra incêndios, umidade e acesso não autorizado.
4. Descarte Responsável
Após o encerramento do caso, nem todos os documentos precisam ser guardados indefinidamente. Oriente-se pelas seguintes práticas:
- Prazo de Guarda: Respeite o prazo prescricional do caso e guarde os documentos enquanto necessário.
- Descarte Seguro: Quando não forem mais úteis, destrua documentos de forma segura (trituradores, por exemplo) para proteger a privacidade do cliente.
5. Atenção à Ética Profissional
O Código de Ética e Disciplina da OAB impõe ao advogado o dever de zelo e sigilo sobre os documentos do cliente. Portanto:
- Evite expor informações sensíveis em ambientes compartilhados.
- Comunique-se com o cliente sobre a forma de guarda e acesso aos documentos.
- Entregue os documentos originais ao cliente, quando requisitado.
Organizar e guardar documentos de maneira eficiente não apenas previne problemas, mas também reflete profissionalismo e respeito pelos clientes. Com planejamento e uso de boas práticas, o advogado pode melhorar sua rotina e oferecer um serviço ainda mais qualificado.
